Il y a dix ans, une petite entreprise achetait un logiciel. Aujourd'hui, elle loue une dizaine de services en ligne. Un outil de formulaires, un d'agenda, un d'e-mailing, un CRM, une base de données en ligne, un outil d'automatisation pour les relier.

Pourquoi la facture grimpe sans qu'on le voie

  • Le prix par utilisateur. Chaque nouvelle personne dans l'équipe multiplie le coût de chaque outil.
  • Les paliers. Dépasser un nombre de contacts, de formulaires ou d'automatisations fait passer à l'offre supérieure.
  • Les outils de liaison. Il faut parfois payer un service de plus uniquement pour faire parler les autres entre eux.
  • Les hausses de prix. Vous ne les négociez pas, vous les subissez.

Faire l'inventaire en 30 minutes

Ouvrez vos relevés bancaires des douze derniers mois et listez chaque abonnement logiciel. Pour chacun, notez :

  • le coût annuel, toutes licences comprises, pour voir le vrai total ;
  • le nombre d'utilisateurs, pour repérer ce qui grimpe avec l'équipe ;
  • ce que vous en utilisez vraiment, souvent une petite partie des fonctions ;
  • les données qu'il contient, pour savoir ce qui serait à reprendre.

Le total surprend souvent. Et la troisième ligne est souvent la plus parlante : on paie un outil complet pour trois fonctions.

Quand un outil sur mesure revient moins cher

Un outil sur mesure a aussi un coût : sa construction, puis une maintenance mensuelle. Il ne vaut donc pas toujours la peine. Il devient intéressant quand plusieurs de ces conditions sont réunies :

  • plusieurs abonnements servent un même processus (inscrire, facturer, relancer) ;
  • les coûts augmentent avec le nombre d'utilisateurs ou de contacts ;
  • vous n'utilisez qu'une petite partie de chaque outil ;
  • vous recopiez des informations d'un outil à l'autre.

Pour une équipe de cinq personnes qui paie deux petits abonnements, le sur-mesure ne sera pas rentable. Mieux vaut le dire tout de suite.

Comparer sur cinq ans

Pour comparer honnêtement, additionnez sur cinq ans :

  • d'un côté, tous les abonnements concernés, au nombre d'utilisateurs prévu, plus le temps passé à recopier et à contourner ;
  • de l'autre, la construction de l'outil sur mesure, plus sa maintenance mensuelle.

Au-delà de l'argent

Pour une entreprise à impact, l'argument n'est pas seulement financier.

  • La souveraineté : vos données sont dans un seul outil, hébergé où vous l'avez choisi, et le code source vous appartient.
  • La sobriété numérique : un outil qui fait exactement ce dont vous avez besoin, plutôt que dix services qui font chacun cent choses.
  • La simplicité : un seul endroit où chercher, un seul mot de passe, une seule logique.

Ce qui a changé avec les agents IA

Construire un outil sur mesure demandait hier une équipe et plusieurs mois. Aujourd'hui, un développeur expérimenté qui orchestre des agents IA livre en quelques semaines ce qui prenait un trimestre. C'est ce qui rend le calcul favorable pour des entreprises de 5 à 100 personnes.

La bonne réponse est souvent mixte. On garde un logiciel du marché pour ce qui est standard (comptabilité, messagerie) et on remplace par un outil sur mesure ce qui s'est empilé autour de votre façon de travailler.